SIPLAFT

A continuación, se establecen las políticas generales de REGENCY S.A.S tendientes a lograr el cumplimiento de las normas en materia de prevención y control del LA/FT-PADM, las cuales se traducen en reglas de conducta que orientan la actuación de la empresa y la de cada uno de sus empleados para el adecuado funcionamiento del SIPLAFT:

•Adoptar las medidas de control adecuadas y suficientes para evitar, que en el normal desarrollo de las operaciones, la empresa sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a las actividades, transacciones y fondos vinculados con las mismas.

•Cumplir con los requisitos establecidos por la Ley para la prevención y control del LA/FT-PADM.

•Establecer los procedimientos que permita un adecuado conocimiento de los clientes, proveedores, contratistas y empleados.

•Definir los parámetros para detectar, analizar las operaciones inusuales y reportar las operaciones sospechosas.

•Manejar la información de los clientes, proveedores, contratistas y empleados con la más estricta confidencialidad, siendo esta revelada a terceros únicamente como consecuencia de una regulación, de un estatuto, de un proceso legal apropiado o en el cumplimiento de las inspecciones o requerimientos de entidades de vigilancia y control debidamente autorizadas.

•Verificar el adecuado cumplimiento del Plan estratégico SIPLAFT, en cada una de las operaciones económicas que realice la empresa.

Políticas de nuevos servicios

Las prestaciones de nuevos servicios deberán incorporar los lineamientos establecidos para el control de LA / FT – PADM y su cumplimiento será verificado por el Oficial de Cumplimiento para que en caso necesario presente las modificaciones o adiciones pertinentes.

Política sobre Documentación y procedimiento de conocimiento del Cliente.

Todos los clientes, proveedores, contratistas y empleados deberán suministrar la información contemplada en los formatos dispuestos por la empresa tanto para la vinculación como para la actualización de la información, salvo las excepciones contempladas en la ley o permitidas por la Junta de Socios.

Política de Monitoreo. 

REGENCY S.A.S periódicamente confrontará las bases de datos de clientes, proveedores, contratistas y empleados con las listas restrictivas que defina cada una de las áreas que intervienen. Los resultados de dicha confrontación serán reportados a el Oficial de cumplimiento, quien analizará y determinará si se trata de una señal de alerta.

Política de Conservación de Documentos.

Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre prevención de LA/FT-PADM se conservarán dentro del archivo de gestión del Oficial de Cumplimiento durante un año, luego del cual se conservarán en el archivo general durante 5 años, pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad competente deberá ser microfilmado o escaneado para conservarlos en formato digital dentro de la base de datos de la empresa por un periodo de 10 años. Habrá un responsable por área de coordinar, ordenar y verificar el proceso de archivo y conservación de la información relacionada con el control y prevención de LA/FT-PADM la cual consta de: Los formularios de vinculación, los de actualización anual de datos los documentos relacionados con transacciones en efectivo, soportes probatorios de origen de fondos y otros competentes con el área de cumplimiento. El Oficial de cumplimiento además será responsable de coordinar, ordenar y verificar el proceso de archivo y conservación de los reportes a la UIAF, correspondencia enviada y recibida, informes presentados trimestralmente al Junta de Socios, etc.

Política sobre Modificación del Plan Estratégico.

El Plan Estratégico del sistema de prevención al LA/FT-PADM debe ser revisado periódicamente, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Las modificaciones deberán ser preparadas y revisadas por el Oficial de Cumplimiento, aprobadas por la Junta de Socios y socializadas con todos los empleados de la empresa, quienes a su vez podrán realizar recomendaciones al Oficial de Cumplimiento para modificar o actualizar dichas políticas.

Política para Sancionar el incumplimiento del Plan Estratégico.

El incumplimiento de las políticas se sancionará conforme a lo definido en el reglamento interno de trabajo. Dichas sanciones serán pertinentes por omisión y por incumplimiento de los procesos.

Política Para Mantener La Buena Imagen Frente Al Riesgo De LA/FT-PADM. 

Evitar que personas registradas en las listas restrictivas definidas, tengan algún tipo de vinculación directa con la Empresa. REGENCY S.A.S se abstendrá de realizar vínculos comerciales con lavadores de activos o personas que se dediquen a actividades terroristas.

Política de Vinculación de PEP (Personas expuestas públicamente. 

REGENCY S.A.S efectuará un especial seguimiento a PEP personas expuestas públicamente y que se encuentren interesadas en realizar negociaciones con la empresa. Es de anotar que las operaciones realizadas por este tipo de personas no son consideradas sospechosas, sino que deberán ser analizadas con el fin de identificar posibles operaciones inusuales.

Política sobre conflictos de intereses.

Los empleados de REGENCY S.A.S que cuenten con la autorización para contratar o negociar y que se vean involucrados en un conflicto de intereses, deberán informarlo a su Superior Inmediato, para que el caso sea analizado y se tome una decisión de manera objetiva.

Políticas y estrategias de la formación de la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Incluir en los procesos de inducción y en los programas de capacitación anuales los temas relacionados con la prevención y control del LA / FT PADM respecto de las operaciones específicas de cada área, estos programas deberán ser constantemente revisados y actualizados.

Se firma el 28 de marzo de 2017, en la ciudad de Santiago de Cal

POLITICAS

Contamos con las siguientes politicas en cumplimiento de los requerimientos normativos legales establecidos

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